Serbest meslek faaliyetini mutad meslek olarak yapanlar, 193 sayılı GVK’na göre serbest meslek erbabı olarak tanımlanmış ve vergiye tabi tutulmuşlardır. Bu gibi, gerçek kişiler 213 sayılı VUK 170. maddesine göre prensip olarak serbest meslek kazancı defteri tutmak zorundadırlar. Serbest meslek defterleri, tasdiki ve kullanılması zorunlu olan ve denetim sırasında yetkililere ibrazı zorunlu olan defterdir. Bu deftere kaydedilecek gelirler “serbest meslek makbuzuna” dayalı olması zorunludur. Bu defterin gider kısmına kayıtlandırılacak gider kalemleri ise mutlak surette fatura vb. belgelere dayandırılması zorunludur.
Serbest meslek faaliyetini arızi olarak yapanlar ise serbest meslek erbabı sayılamayacaklarından dolayı defter tutma zorunlulukları bulunmamaktadır.
Bilindiği gibi, doktor, mühendis, avukat, mali müşavir vb. serbest meslek erbabı tarafından kullanılması, tutulması ve tasdiki zorunlu olan defter serbest meslek kazanç defteridir. Serbest meslek kazanç defteri ilgili serbest meslek erbabı tarafından günlük olarak tutulmak ve işyerinde bulundurulması zorunlu olan bir defterdir. Serbest meslek erbabı tarafından envanter kayıtlarının takibi için istenirse ayrıca bir envanter defteri serbest meslek defterine ilave olarak tasdik ettirilebilir. Bu durumda, serbest meslek erbabı tarafından envantere dahil edilecek bütün varlıklar bu deftere kaydedilmek zorundadır.
Diğer taraftan, serbest meslek erbabı olan doktorlar serbest meslek kazancı defteri yerine dilerlerse “protokol defterini” tasdik ederek kullanabilirler. Bu durumda, protokol defteri aynı zamanda serbest meslek defteri yerine geçer.(1)
Protokol defterinde yer alacak bilgiler aynen serbest meslek kazanç defterinde bulunması gerekli olan bütün bilgileri içermesi zorunludur. Buna göre, protokol defterinin gider kısmında her türlü giderler yazılır. Protokol defterinin gelir kısmına ise; hekimler tarafından elde edilen hasılatlar kaydedilir.
Protokol defterinin gelir kısmında, muayene edilen hastaların ad soyad ve alınan ücretler yer almak zorundadır. Tüketici durumunda olan müşterilere kesilen serbest meslek makbuzları üzerinden herhangi bir tevkifat yapılamaz. Düzenlenen serbest meslek makbuzları protokol defterine tarih ve numaralarına göre günlük olarak kayıtlandırmak mecburiyetindedir.