İşçi Özlük Dosyasının Önemi ve Bulunması Gerekenler

Mustafa MIHCI Avukat

İşçi Özlük Dosyasının Önemi ve Bulunması Gerekenler

İş hukukunda işçi özlük dosyasının önemini, bu konuda bir takım cezaları, özlük dosyasında bulunması gereken belge ve evrakların neler olduğunu Mıhcı Hukuk Bürosu avukatları yazdı.

İşverenin işçi özlük dosyası hazırlaması zorunlu mudur?           

İş Kanunu gereğince işveren, işyerinde çalıştırdığı tüm işçiler için işçi özlük dosyası düzenlemek mecburiyetindedir. (Md. 75 )

Söz konusu dosya gerektiğinde eklemeler, güncellemeler yapılması ve yetkili makamlara sunulması amacı ile saklanmalıdır. Dosyada yer alan belgeler kimi zaman işçi ve işveren arasında çıkabilecek uyuşmazlıklarda ispat amacıyla da kullanılacaktır.

Örneğin, işçinin fazla sürelerle çalıştırılmasına ya da başka bir işyerinde çalıştırılmasına ilişkin verdiği onay, ücret kesintisinin kanuni olduğuna ilişkin belgeler ispat bakımından önemli olacaktır.

İşverenin işçi özlük dosyası düzenlememesi ya da dosyada eksik belge bulunmasının bir yaptırımı var mıdır?

İşçi özlük dosyası düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline idari para cezası verilir. Söz konusu idari para cezası 2020 yılı için 2.809 TL dir.

Aynı şekilde dosyada bulunması gereken belgelerin bulunmaması, hatalı olması ya da talep edilmesi halinde ilgili kurumlara sunulmaması halinde de işveren idari para cezası ödemek durumunda kalacaktır. İş müfettişlerine gerekli belge ve bilgileri vermemek de bu kapsamda değerlendirilecek olup cezası 2020 yılı itibari ile 25.523 TL dir.

Bu sebeple işveren/işveren vekilleri işçi özlük dosyası düzenleme ve içerik koşullarını sağlamak bakımından dikkatli olmalı, dosya içeriğinde yer alan bilgilerin güncelliğini düzenli olarak kontrol etmelidir.

İşçi özlük dosyasında bulunması gerekenler nelerdir?

Dosyada bulunması gereken belgeleri belirli başlıklar altında sıralayabiliriz. Öncelikle işin konusu ne olursa olsun tüm işçilerin dosyalarında bulunması zorunlu olan belgeleri belirtelim.

·         İş sözleşmesi

·         Nüfus kayıt örneği

·         Nüfus cüzdanı fotokopisi

·         Sağlık raporu

·         Adli sicil kaydı

·         2 adet fotoğraf

·         İkametgah belgesi

·         İşçinin diploma fotokopisi

·         Askerlik durumunu gösterir belge

·         GSS giriş bildirgesi

·         Kan grubu kartı

·         Aile durumunu bildirir belge

·         SGK işe giriş bildirgesi

İşçinin çalışma süresi boyunca özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler ise çoğunlukla kanunda belirtilen işçi haklarının kullanımında ispata yöneliktir.

·         Ücret pusulaları

·         İstirahat raporu

·         İş göremezlik raporu

·         İş kazası tutanağı

·         İşçi devrinde işçinin rızasına dair belge

·         Ücret kesme cezasına dair belge

·         İşçi hak ve görevlerine dair değişiklikleri bildiren belgeler

·         İşçilerin bilgilendirilmelerine dair belgeler

·         İşçilerin performans değerlendirmelerine dair belgeler

·         İşçinin savunması

·         İşçinin almış olduğu uyarılar

·         İzin dilekçe ve belgeleri (yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni)

·         Yıllık ücretli izin çizelgesi

·         Yazılı sözleşme yoksa veya sözleşmede hüküm yoksa,  ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışmaya onay belgesi

·         Terfi ve nakil işlemlerini gösteren belgele

·         Kadın işçilerin dosyasında bulunabilecek belgeler;

·         Doğum yapan kadının 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi

·         Doğum yapan kadının emzirme izin talep dilekçesi

·         Hamile olan kadın işçilerin doğumdan önce 3 hafta kalıncaya kadar çalışması halinde, 3 hafta kalana kadar çalışabileceğine ilişkin doktor onayı

Bazı durumlarda ise işin ya da işçinin niteliği gereği işçinin özlük dosyasında aşağıdaki belgeler de bulunmalıdır.

·         Yabancı işçiler için çalışma izni

·         18 yaşından küçük işçiler için velisinin muvafakatnamesi

·         Terör mağduru, eski hükümlü, engelli işçiler için İŞKUR başvuru belgesi

·         Engelli işçinin engelini belirten sağlık raporu

·         Sakatlık indirimi alan işçinin indirim yazısı

·         Şoför işçi için sürücü belgesi fotokopisi

·         Fazla mesai için işçinin vermiş olduğu onay

·         Vardiyaya uygun posta çizelgesi

·         İşçiye teslim edilmiş araçlar için zimmet belgesi

·         Ağır ve tehlikeli işlerde çalışanların işçilerin listesi

·         Teşvik konusuna ilişkin belge

·         Belirli işler için periyodik sağlık raporları

Son olarak işçinin işten çıkması-çıkarılması durumlarında bulundurulması gereken belgeleri belirtelim.

·         İstifa dilekçesi

·         Fesih bildirimi

·         Haklı feshin nedenlerine dair belgeler

·         İşten ayrılış bildirgesi

·         İbraname

·         Kıdem ve ihbar tazminatları çizelgesi

İşçi özlük dosyasının iş ilişkisinin devamı ve bitimindeki önemi nedir?

İşçiye yapılacak tüm bildirimlerin yazılı olması gerektiği kanunda açık bir biçimde belirtilmiştir. Kanunun bu yaklaşımının temel mantığı iş hayatı ve işçi haklarının korunmasının takip edilebilir olmasını sağlamaktır. Dosya tutulmasının çok yönlü fonksiyonel faydaları mevcuttur. Hak kayıplarını engellemek bakımından önleyici bir koruma sağlamaktadır.

Aynı şekilde olası uyuşmazlıklarda ispat gücü de bulunur. İş ilişkisinin sona ermesi durumunda ise maddi talepler bakımından çalışma günü tesbiti, sözleşmenin sona erme şekli gibi konularda karışıklıkların önüne geçilir. İş mahkemelerinin dava yükünü şayet açılmış davalar varsa delil tesbiti zorluğunu hafifletir.

Mustafa MIHCI

Avukat 

m.mihci@mihci.av.tr 

-YASAL UYARI