İşçi
Özlük Dosyasının Önemi ve Bulunması Gerekenler
İş hukukunda işçi
özlük dosyasının önemini, bu konuda bir takım cezaları, özlük dosyasında
bulunması gereken belge ve evrakların neler olduğunu Mıhcı Hukuk Bürosu avukatları
yazdı.
İşverenin işçi
özlük dosyası hazırlaması zorunlu mudur?
İş
Kanunu gereğince işveren, işyerinde çalıştırdığı tüm işçiler için işçi özlük
dosyası düzenlemek mecburiyetindedir. (Md. 75 )
Söz
konusu dosya gerektiğinde eklemeler, güncellemeler yapılması ve yetkili
makamlara sunulması amacı ile saklanmalıdır. Dosyada yer alan belgeler kimi
zaman işçi ve işveren arasında çıkabilecek uyuşmazlıklarda ispat amacıyla da
kullanılacaktır.
Örneğin,
işçinin fazla sürelerle çalıştırılmasına ya da başka bir işyerinde
çalıştırılmasına ilişkin verdiği onay, ücret kesintisinin kanuni olduğuna
ilişkin belgeler ispat bakımından önemli olacaktır.
İşverenin işçi
özlük dosyası düzenlememesi ya da dosyada eksik belge bulunmasının bir
yaptırımı var mıdır?
İşçi
özlük dosyası düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline idari para cezası
verilir. Söz konusu idari para cezası 2020 yılı için 2.809 TL dir.
Aynı
şekilde dosyada bulunması gereken belgelerin bulunmaması, hatalı olması ya da
talep edilmesi halinde ilgili kurumlara sunulmaması halinde de işveren idari
para cezası ödemek durumunda kalacaktır. İş müfettişlerine gerekli belge ve
bilgileri vermemek de bu kapsamda değerlendirilecek olup cezası 2020 yılı
itibari ile 25.523 TL dir.
Bu
sebeple işveren/işveren vekilleri işçi özlük dosyası düzenleme ve içerik
koşullarını sağlamak bakımından dikkatli olmalı, dosya içeriğinde yer alan
bilgilerin güncelliğini düzenli olarak kontrol etmelidir.
İşçi özlük
dosyasında bulunması gerekenler nelerdir?
Dosyada
bulunması gereken belgeleri belirli başlıklar altında sıralayabiliriz. Öncelikle
işin konusu ne olursa olsun tüm işçilerin dosyalarında bulunması zorunlu olan
belgeleri belirtelim.
·
İş sözleşmesi
·
Nüfus kayıt örneği
·
Nüfus cüzdanı fotokopisi
·
Sağlık raporu
·
Adli sicil kaydı
·
2 adet fotoğraf
·
İkametgah belgesi
·
İşçinin diploma fotokopisi
·
Askerlik durumunu gösterir belge
·
GSS giriş bildirgesi
·
Kan grubu kartı
·
Aile durumunu bildirir belge
·
SGK işe giriş bildirgesi
İşçinin
çalışma süresi boyunca özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler ise
çoğunlukla kanunda belirtilen işçi haklarının kullanımında ispata yöneliktir.
·
Ücret pusulaları
·
İstirahat raporu
·
İş göremezlik raporu
·
İş kazası tutanağı
·
İşçi devrinde işçinin rızasına dair belge
·
Ücret kesme cezasına dair belge
·
İşçi hak ve görevlerine dair değişiklikleri
bildiren belgeler
·
İşçilerin bilgilendirilmelerine dair belgeler
·
İşçilerin performans değerlendirmelerine dair
belgeler
·
İşçinin savunması
·
İşçinin almış olduğu uyarılar
·
İzin dilekçe ve belgeleri (yıllık izin,
ücretsiz izin, mazeret izni)
·
Yıllık ücretli izin çizelgesi
·
Yazılı sözleşme
yoksa veya sözleşmede hüküm yoksa, ulusal bayram ve genel tatil
günlerinde çalışmaya onay belgesi
·
Terfi ve nakil
işlemlerini gösteren belgele
·
Kadın işçilerin dosyasında bulunabilecek
belgeler;
·
Doğum yapan kadının 6 aylık ücretsiz izin
talep dilekçesi
·
Doğum yapan kadının emzirme izin talep
dilekçesi
·
Hamile olan
kadın işçilerin doğumdan önce 3 hafta kalıncaya kadar çalışması halinde, 3
hafta kalana kadar çalışabileceğine ilişkin doktor onayı
Bazı
durumlarda ise işin ya da işçinin niteliği gereği işçinin özlük dosyasında
aşağıdaki belgeler de bulunmalıdır.
·
Yabancı işçiler için çalışma izni
·
18 yaşından küçük işçiler için velisinin
muvafakatnamesi
·
Terör mağduru, eski hükümlü, engelli işçiler
için İŞKUR başvuru belgesi
·
Engelli işçinin engelini belirten sağlık
raporu
·
Sakatlık indirimi alan işçinin indirim yazısı
·
Şoför işçi için sürücü belgesi fotokopisi
·
Fazla mesai için işçinin vermiş olduğu onay
·
Vardiyaya uygun posta çizelgesi
·
İşçiye teslim edilmiş araçlar için zimmet
belgesi
·
Ağır ve tehlikeli işlerde çalışanların
işçilerin listesi
·
Teşvik konusuna ilişkin belge
·
Belirli işler için periyodik sağlık raporları
Son
olarak işçinin işten çıkması-çıkarılması durumlarında bulundurulması gereken
belgeleri belirtelim.
·
İstifa dilekçesi
·
Fesih bildirimi
·
Haklı feshin nedenlerine dair belgeler
·
İşten ayrılış bildirgesi
·
İbraname
·
Kıdem ve ihbar tazminatları çizelgesi
İşçi özlük
dosyasının iş ilişkisinin devamı ve bitimindeki önemi nedir?
İşçiye
yapılacak tüm bildirimlerin yazılı olması gerektiği kanunda açık bir biçimde
belirtilmiştir. Kanunun bu yaklaşımının temel mantığı iş hayatı ve işçi
haklarının korunmasının takip edilebilir olmasını sağlamaktır. Dosya
tutulmasının çok yönlü fonksiyonel faydaları mevcuttur. Hak kayıplarını
engellemek bakımından önleyici bir koruma sağlamaktadır.
Aynı
şekilde olası uyuşmazlıklarda ispat gücü de bulunur. İş ilişkisinin sona ermesi
durumunda ise maddi talepler bakımından çalışma günü tesbiti, sözleşmenin sona
erme şekli gibi konularda karışıklıkların önüne geçilir. İş mahkemelerinin dava
yükünü şayet açılmış davalar varsa delil tesbiti zorluğunu hafifletir.
Mustafa MIHCI
Avukat
[email protected]
-YASAL UYARI-